O uso de ferramentas digitais veio para facilitar, agilizar, e otimizar os processos, e têm sido adotadas por muitas empresas, incluindo imobiliárias. Entre as ferramentas é cada vez mais comum a utilização da assinatura digital nos contratos, o que torna possível economizar tempo e dinheiro evitando o envio de documentos e/ou reconhecimento de firma. Com o advento das imobiliárias digitais/startup de tecnologia focada no aluguel de imóveis, que administram o pagamento de aluguel ao proprietário, e utilizam a assinatura digital, este procedimento se tornou uma tendência. A imobiliárias tradicionais perceberam que investir nesta tendência para o procedimento de locação é uma excelente forma de apresentar um diferencial para o seu cliente, assim o futuro inquilino pode fechar o negócio a qualquer hora e em qualquer lugar, sem ter a necessidade de idas ao cartório, através de um processo que pode ser feito pelo computador ou pelo smartphone.

A assinatura do contrato é sem dúvida uma das etapas mais burocráticas de uma transação imobiliária. É preciso reunir as partes: locador/locatário, fiadores, e reconhecer firma, visitar cartórios e conseguir entregar um contrato devidamente assinado e validado. Este tempo perdido em burocracia é ruim tanto para a imobiliária quanto para o cliente. Estas empresas normalmente permitem que você faça o upload do contrato em um portal eletrônico, para que as partes tenham acesso digitalmente e possam assinar. Tudo é feito online, sem necessidade de impressão ou da presença/assinatura física de algum envolvido.
Para gerar assinaturas digitais, a pessoa que assina deverá procurar uma Autoridade Certificadora (AC). É uma entidade pública ou privada, subordinada à hierarquia da ICP-Brasil, responsável por emitir, distribuir, renovar, revogar e gerenciar certificados digitais. O Certificado Digital é um documento digital que comprova que uma chave privada pertence a determinada pessoa, e assim é gerada a assinatura digital.
Resumindo após a proposta ser aceita pelo proprietário e o inquilino, e a análise de crédito ser confirmada, a empresa gera o contrato, que é encaminhado para as partes envolvidas na negociação. Uma vez assinado, o contrato é fechado. Dependendo do caso, a locação é validade em até 12 horas, e o mais importante, sem custo para o cliente. É importante lembrar que ao migrar para o sistema, não significa eliminar o método tradicional. A maioria das administradoras mantêm os dois formatos, dando mais opções para o cliente.

Mas não vejo muita gente usando, será que vai pegar?

Em primeiro lugar a assinatura digital já é usada na maioria dos contratos imobiliários nos EUA. Estamos na era do crescimento exponencial, e ela está ditando o ritmo da nossa sociedade. Nos EUA uma das maiores redes imobiliárias confirma que 80% dos contratos imobiliários são assinados eletronicamente; no Brasil, esse número chegou a 30% em menos de três meses de utilização. Além de reduzir o tempo entre transações este novo formato está realizando transformações na forma de realizar negócios. A média de tempo no processo tradicional é de 9 dias para validação de um contrato, no novo processo digital em até 24 horas, o contrato está validado.
Assinatura digital nos contratos e a legislação.

Será que tenho garantias legais para os contratos de locação e venda?

Estes contratos ainda não possuem uma legislação própria, mas podem ser realizados de maneira mais segura, mediante a utilização das assinaturas digitais e têm os respaldo legal, da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que garante a realização de transações eletrônicas seguras, além de instituir a Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil (ICP-Brasil), órgão que regulamenta as já citadas Autoridades Certificadoras.
Basicamente, a assinatura digital é um subtipo de assinatura eletrônica, que usa certificados digitais (e-CNPJ ou e-CPF) como um dos pontos de autenticação do signatário. Esse certificado seria equivalente a um reconhecimento de firma, já que precisa ser emitido por uma entidade certificadora. A assinatura eletrônica é mais simples e abrangente, qualquer pessoa pode assinar, não precisando pagar para a emissão de um certificado digital.

Tentamos responder algumas dúvidas que a maioria tem antes de migrar para o método

Como funciona a assinatura digital?

Vamos tentar primeiro entender o conceito: assinatura/firma digital, funciona como um substituto da assinatura física. Tem validade jurídica é equivalente a uma assinatura de próprio punho. É importante entender que a tecnologia utiliza a criptografia e vincula o certificado digital ao documento eletrônico que está sendo assinado. A assinatura digital é simplesmente uma versão moderna para o método de identificar-se em um documento. Ela dá garantia de integridade e autenticidade a arquivos eletrônicos.
Atenção: Assinatura digital não é o mesmo que assinatura eletrônica! A assinatura eletrônica é qualquer mecanismo, não necessariamente criptográfico, para identificar o remetente de uma mensagem eletrônica.

Destacamos os principais Pontos Positivos

• Elimina o processo manual de coleta de assinaturas, remessa e gestão de documentos físicos e reconhecimento de firmas;
• Reduz o tempo para o fechamento do negócio simplificando os processos;
• Agiliza a formalização dos documentos;
• Redução de custos;
• Permite atuar de forma sustentável, já que reduz os gastos com papéis e tintas;
• Permite que contratos sejam assinados a longa distância, sem ser necessário a presença física de todos os envolvidos.

Abaixo um quadro comparativo entre a assinatura digital e assinatura eletrônica

Como posso implantar este processo na sua imobiliária?

Além de ser uma área em constante evolução, existem diferentes métodos, por isto antes de tudo consulte seu departamento jurídico, e tenha em mente que o ideal é procurar uma empresa especializada e certificada pela ICP-Brasil.
Com uma boa plataforma, todo o processo é feito com muita rapidez e de forma intuitiva. Basicamente o passo a passo é simples e em geral envolvem os seguintes procedimentos.

1 – Você faz o upload do documento, normalmente pode ser um arquivo do Word, PDF.
2 – Adiciona o nome e endereço das pessoas que precisarão assinar o documento, entre outros que devem acompanhar o processo. Se necessário você especificar a ordem em que as assinaturas devem ser realizadas.
3 – Para finalizar, são adicionados os campos (padrões ou personalizados) que serão preenchidos pelos signatários, além tags indicativas do local da assinatura, da inclusão de iniciais ou data.
4 – Agora é só enviar para os destinatários, que receberão um link para proceder com a assinatura. Quando o processo for encerrado, o arquivo será automaticamente armazenado de forma segura. Após este processo, tanto remetente quando destinatários têm acesso ao conteúdo on-line, podendo fazer download e imprimir.

Neste artigo, falamos sobre novas forma de se validar um contrato de locação ou venda, tentamos esclarecer ainda a diferença entre assinaturas eletrônicas e digitais. Há muitas plataformas que podem ajuda-lo nesse processo, e lembramos o quanto é importante você envolver seu departamento jurídico no processo.

E você leitor, já utiliza o contrato eletrônico? Gostaria de utilizar, mas tem receio? Compartilhe com a gente sua opinião, deixe um comentário;

Fonte: Rosalvo Barreto